Meja kerja Anda
adalah bagian terpenting dari kantor Anda. Ini adalah ruang kerja, namun banyak
orang membuat kesalahan dengan menggunakan meja sebagai ruang penyimpanan! Agar
Anda fokus pada tugas yang ada, meja
kantor harus jelas dan bebas gangguan, seperti tumpukan kertas, buku,
catatan, tagihan, dll. Bagaimana Anda dapat mengelola barang-barang ini tanpa
kehilangannya, cari informasi Anda perlu bekerja, dan masih memiliki ruang
kerja yang jelas?
File tindakan! File-file aksi hanyalah rumah sementara di
mana kertas-kertas hidup sampai akhirnya dibuang atau dibuang secara permanen.
File tindakan Anda mungkin duduk di sudut jauh dari desktop Anda, mereka
mungkin berada di laci file Anda, atau di keranjang di credenza. Metode apa pun
yang berhasil untuk Anda adalah baik-baik saja. Beri label sesuai dengan
tindakan apa yang paling sesuai dengan industri Anda. (mis: PANGGILAN KEMBALI,
UNTUK DI FILE, UNTUK DIBACA, UNTUK MAIL, MEMBAYAR, dll). Beri label file dengan
jelas sehingga Anda akan selalu tahu apa yang ada di dalamnya, dan sama
pentingnya, label akan mengingatkan Anda apa yang tidak dimasukkan ke dalamnya.
Pengaya penting untuk file tindakan Anda adalah file
HOLDING. Ini akan menjadi pemain kunci dalam organisasi ruang kantor Anda,
karena akan menyimpan semua informasi yang membutuhkan tindakan di masa depan,
bukan segera. Misalnya, jika Anda mendapatkan undangan dan memetakan ke seminar
yang ingin Anda hadiri dalam beberapa bulan, bagaimana Anda menyimpan informasi
itu tanpa kehilangan atau melupakan tentang acara itu sepenuhnya? Ini tepatnya
di mana file Holding? ikut bermain.
Anda cukup menandai di kalender Anda tanggal yang ingin Anda
ambil tindakan dan tindakan apa yang akan dilakukan kemudian Anda membuat? H? di samping apa yang telah Anda
tulis, yang merupakan indikator visual bahwa informasi yang berkaitan dengan
acara ini hidup dalam file Holding Anda. Kunci untuk menggunakan file Holding
Anda secara efektif adalah bahwa Anda harus menggunakannya bersama dengan
kalender Anda. Ini adalah sistem ganda: catatan dalam kalender mengingatkan
Anda tentang tindakan yang perlu Anda ambil, dan? H? di samping catatan
mengingatkan Anda tentang di mana rincian informasi disimpan. Setelah tindakan
diambil, hapus informasi fisik dari file Holding dan file baik atau
membuangnya.
Singkatnya, file Holding Anda adalah rumah sementara untuk
segala sesuatu dengan tenggat waktu tindakan dalam waktu dekat atau jauh.
Sistem memberi Anda cara untuk dengan aman menyingkirkan segala sesuatu dari
pikiran Anda sampai Anda perlu memikirkannya lagi. Artikel-artikel, dengan
demikian membebaskan pikiran Anda untuk fokus pada prioritas langsung Anda.
Komentar
Posting Komentar