Mengatur Tugas Kantor Dengan Meja Kantor

Meja kerja Anda adalah bagian terpenting dari kantor Anda. Ini adalah ruang kerja, namun banyak orang membuat kesalahan dengan menggunakan meja sebagai ruang penyimpanan! Agar Anda fokus pada tugas yang ada, meja kantor harus jelas dan bebas gangguan, seperti tumpukan kertas, buku, catatan, tagihan, dll. Bagaimana Anda dapat mengelola barang-barang ini tanpa kehilangannya, cari informasi Anda perlu bekerja, dan masih memiliki ruang kerja yang jelas?

File tindakan! File-file aksi hanyalah rumah sementara di mana kertas-kertas hidup sampai akhirnya dibuang atau dibuang secara permanen. File tindakan Anda mungkin duduk di sudut jauh dari desktop Anda, mereka mungkin berada di laci file Anda, atau di keranjang di credenza. Metode apa pun yang berhasil untuk Anda adalah baik-baik saja. Beri label sesuai dengan tindakan apa yang paling sesuai dengan industri Anda. (mis: PANGGILAN KEMBALI, UNTUK DI FILE, UNTUK DIBACA, UNTUK MAIL, MEMBAYAR, dll). Beri label file dengan jelas sehingga Anda akan selalu tahu apa yang ada di dalamnya, dan sama pentingnya, label akan mengingatkan Anda apa yang tidak dimasukkan ke dalamnya.

Pengaya penting untuk file tindakan Anda adalah file HOLDING. Ini akan menjadi pemain kunci dalam organisasi ruang kantor Anda, karena akan menyimpan semua informasi yang membutuhkan tindakan di masa depan, bukan segera. Misalnya, jika Anda mendapatkan undangan dan memetakan ke seminar yang ingin Anda hadiri dalam beberapa bulan, bagaimana Anda menyimpan informasi itu tanpa kehilangan atau melupakan tentang acara itu sepenuhnya? Ini tepatnya di mana file Holding? ikut bermain.

Anda cukup menandai di kalender Anda tanggal yang ingin Anda ambil tindakan dan tindakan apa yang akan dilakukan kemudian Anda membuat? H? di samping apa yang telah Anda tulis, yang merupakan indikator visual bahwa informasi yang berkaitan dengan acara ini hidup dalam file Holding Anda. Kunci untuk menggunakan file Holding Anda secara efektif adalah bahwa Anda harus menggunakannya bersama dengan kalender Anda. Ini adalah sistem ganda: catatan dalam kalender mengingatkan Anda tentang tindakan yang perlu Anda ambil, dan? H? di samping catatan mengingatkan Anda tentang di mana rincian informasi disimpan. Setelah tindakan diambil, hapus informasi fisik dari file Holding dan file baik atau membuangnya.

Singkatnya, file Holding Anda adalah rumah sementara untuk segala sesuatu dengan tenggat waktu tindakan dalam waktu dekat atau jauh. Sistem memberi Anda cara untuk dengan aman menyingkirkan segala sesuatu dari pikiran Anda sampai Anda perlu memikirkannya lagi. Artikel-artikel, dengan demikian membebaskan pikiran Anda untuk fokus pada prioritas langsung Anda.